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CONFLUX (CONTROLE DE FLUXO DE DOCUMENTOS - PROTOCOLO INFORMATIZADO)

Projeto em parceria do Instituto Lobo com a Lobo & Associados

Com o objetivo de sanar o problema com a precariedade do controle de documentos de uma IES é que o Instituto Lobo, em parceria com a Lobo & Associados, desenvolveu um protocolo informatizado, o CONFLUX, que é um programa voltado à gestão desse processo.

Não há nada mais significativo da qualidade de gestão do que os dirigentes saberem quando chegou, onde estão, por onde passou, como foram as manifestações intermediárias de todos os envolvidos e quanto tempo um setor leva para responder, ou decidir sobre pedidos e documentos encaminhados a uma Instituição.

O que existe nas IES, e mesmo no mercado, é um sistema simplificado de registro de entrada e saída de documentos, um avanço em relação ao velho "livro de protocolo", mas nada que permita um acompanhamento gerencial do fluxo dos documentos e a implementação de melhorias decorrentes da análise de teor, participação e tempo despendido por cada departamento que recebeu ou expediu um documento. Algumas simples perguntas ajudam a ilustrar a precariedade do controle de documentos em uma instituição:

  • Fulano diz que mandou o pedido há bastante tempo e ainda não teve uma resposta. Você pode provar quando chegou e quem está com o documento que ainda não chegou a você?
  • Uma pessoa aborda o dirigente na rua e pergunta: encaminhei um pedido de bolsa à IES que afirma que só falta a resposta da Mantenedora. O sr. sabe me dizer se isso é verdade?
  • Um coordenador entra na sala do diretor e pergunta: estão fazendo uma mudança no projeto do laboratório e eu sequer tive acesso ao projeto. Você sabe quem aprovou essa mudança?
  • Quantos dias a instituição leva para expedir cada tipo de documento?
  • Quais as épocas em que a secretaria deveria ter pessoal temporário para atender ao aumento da demanda?
  • O que o chefe do setor x despachou sobre o assunto y?
  • Quem está agora analisando a proposta de novo curso que encaminhamos à Reitoria no mês passado?
  • Quais os documentos que ainda não foram despachados hoje no financeiro e que estavam previstos para hoje?
  • Uma pessoa precisa da informação sobre um documento, mas só sabe o primeiro nome da pessoa, ou o assunto, ou com quem a pessoa falou. Como ajudar essa pessoa sem perder dias procurando em todos os setores?
  • Como descobrir quais os casos em que Fulano e Sicrano recebem dezenas de solicitações e só despacham "para o superior pela competência", ou seja, mandam para cima e não decidem nada, para que se possa tirar essas pessoas do fluxo de decisão desses assuntos?
Para mais informações, entre em contato pelo telefone (11) 4796 2811, ou pelo e-mail vicepresidente@institutolobo.org.br
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